Gestão de Portfólio (Parte 1) - Tipos de Trabalho
Baseado em uma cultura Taylorista, com cem anos de idade, empresas têm cada vez mais dificuldade em investir o seu dinheiro de forma inteligente e acompanhar os resultados. Quando se trata de desenvolvimento de produtos ou serviços digitais, esse problema fica ainda mais evidente.
Segundo John Cutler, Diretor Sênior de Produtos na Toast, em seu artigo Return on Investment (and Allocation), ao realizar investimento em Pesquisa & Desenvolvimento, apenas duas perguntas são feitas, já que grande parte deste investimento se destina a pagar salários:
Quem estamos pagando?
Em que estas pessoas estão trabalhando?
A conversa acaba tendo fim em responder em quais projetos as pessoas estão alocadas e o que elas estão entregando. Antes que perceba, você estará alocando o tempo das pessoas em projetos, gerando grande quantidade de planilhas e mais tempo ainda para geri-las.
Você deve estar se perguntando “mas qual o problema em gerir o tempo das pessoas?”. Bem, para começo de conversa, gerir horas é basicamente um tiro no escuro ao qual todos tendem a acreditar, para que se sintam no controle do que estão trabalhando. Em desenvolvimento de produtos, é praticamente impossível determinar o quanto de alocação do seu tempo será destinado para a atividade A, B ou C. Você até poderia fazer esse cálculo, mas teria que isolar o trabalho de cada indivíduo para chegar mais próximo do sucesso de ter o controle. Porém, eliminaria a capacidade de colaboração de um time, que é essencial para a execução de atividades complexas, como é o caso do desenvolvimento de produtos e serviços.
“Indivíduos e interações mais que processos e ferramentas”
Você pode dedicar 5 horas para executar uma atividade e sofrer inúmeras interrupções de pessoas ou atividades urgentes. Após 4 horas, pode não ter completado nem 20% da atividade. Como gerenciar todo esse trabalho? O que acontece é o time estimar “uma gordurinha” para que não seja cobrado por esse tempo em que foi interrompido. Mais uma vez, matamos o princípio da colaboração e adicionamos a falta de transparência a esta receita.
Por fim, e não menos importante, ter pessoas 100% alocadas fará com que você tenha times extremamente ocupados e focados na execução de suas atividades. Isso faz com que o foco em resultados e objetivos fique em segundo lugar. O comportamento mais visto aqui é o de: alguém deve estar se preocupando com isso, já que estou tão ocupado. De que adianta ter todos os recursos em capacidade máxima e nenhum resultado? Você só está gastando mais para ter resultados medíocres.
Some todas estas horas e custos de projeto e voilà! Temos nossa gestão de portfólio e agora sabemos para onde nosso dinheiro está indo. Será mesmo? Então, “como posso fazer para ter o controle e obter resultados?”, você deve estar se perguntando. Bem, vamos começar pelo começo!
O simples fato de fazer uma classificação e observar o percentual de cada um deles dentro do backlog de atividades fará com que você tenha uma visão do esforço despendido para manter a empresa operando ou evoluindo. Isso dará uma perspectiva do que deve ser melhorado ou evoluído de acordo com os objetivos do seu produto ou serviço.
Na próxima semana falaremos sobre uma ferramenta para gestão do portfólio estratégico e como aplicá-la ao seu negócio. Até lá!
Os Tipos de Trabalho
O primeiro passo para uma gestão de portfólio orientada a resultados é conhecer os tipos de trabalho que são executados. Parece óbvio… e é! Entretanto, muitas pessoas desconhecem essa classificação ou conhecem e não usam.
Em 2020, Jim Highsmith, Linda Luu e David Robinson lançaram o livro Edge: Value-Driven Digital Transformation, onde, dentre tantos conhecimentos, dividem o tipo de trabalho em três:
Strategic (estratégico);
Business as Usual ou BAU (trabalhos do dia-a-dia);
Continuous Improvement (melhorias contínuas).
O trabalho estratégico (pasmem!) é o trabalho derivado de uma estratégia de negócio. Ele sempre estará focado em ter vantagem competitiva dentro da indústria que a empresa se posiciona e podemos identificá-lo em iniciativas que visam aumentar a receita, melhorar a eficiência operacional, atender a um novo público, expandir para novas áreas e por aí vai. Aqui vale a ressalva de que o trabalho estratégico não é, necessariamente, o único trabalho importante. Quantos pedidos urgentes chegam até nós com a desculpa de que são estratégicos, mas, na verdade, são apenas pedidos urgentes e importantes – às vezes nem tanto.
Já o trabalho de negócios usuais ou, como gostamos de falar até aqui no Brasil, business as usual (BAU), é o trabalho que ajuda o negócio a se manter operando. Geralmente, esse trabalho toma em torno de 80% da capacidade de uma empresa, se ela já possui negócios consolidados no mercado. Para cada negócio existem atividades – e métricas – para que a empresa siga sua operação conforme o esperado. Se você acha que está trabalhando em algo estratégico porque é importante, sinto te informar que há uma grande chance de você estar mantendo o negócio operando. Mas não fique triste, esse trabalho é o que gera a maior parte do valor aos clientes e benefícios à empresa. Isso sim é muito (!!!) importante.
Por último, temos o trabalho de melhoria contínua. Apesar de ser um trabalho essencial, muitas vezes nem chega a ser definido como um tipo de trabalho. Algumas empresas preferem inseri-lo no BAU e fazer com que todo o trabalho de ganho de produtividade, como uma automatização de um pipeline de entrega, por exemplo, seja priorizado dentro do trabalho a ser entregue. Ele garante que pequenos ajustes sejam feitos para que grandes problemas não aconteçam. Se este trabalho estará dentro de BAU ou não fica a critério de cada um, ele apenas não pode ser negligenciado. Empresas que não executam esse tipo de trabalho perdem adaptabilidade e flexibilidade, enrijecem estruturas, processos e soluções, aumentando o Time to Market, o custo de operação e perdem oportunidades de mercado.
O simples fato de fazer uma classificação e observar o percentual de cada um deles dentro do backlog de atividades fará com que você tenha uma visão do esforço despendido para manter a empresa operando ou evoluindo. Isso dará uma perspectiva do que deve ser melhorado ou evoluído de acordo com os objetivos do seu produto ou serviço.
Na próxima semana falaremos sobre uma ferramenta para gestão do portfólio estratégico e como aplicá-la ao seu negócio. Até lá!